Cruscotto

Gestione Calendari

Consultazione e Amministrazione dei calendari. La flessibilità di questo modulo ti permetterà di gestire con semplicità tutti i calendari dell’Ente. Sarai avvisato se per errore assegni più ore del dovuto al docente o al tutor. I corsisti e i docenti potranno in autonomia consultare, esportare su Google Calendar o stampare i calendari da casa loro, senza che ogni volta e per ogni aggiornamento sei tu a fornirlo. Attraverso l’assegnazione dei colori ai docenti e alle aule, avrai l’immediatezza di chi, quando e dove farà lezione il docente.

Gestione Ente

Form per la gestione dell'anagrafica Ente

Gestione Figure

Form per la gestione delle figure ricoperte dal corsista uscito dal corso

Gestione Configurazioni

Form di configurazione delle funzionalità del gestionale

Gestione Logo

Funzionalità per la gestione del logo Ente

Gestione Immagini

Funzionalità per la gestione delle immagini raffiguranti l'Ente, es. immagini di aule, sedi, corsi, ecc...

Gestione Video

Funzionalità per la gestione dei video linkati su Youtube raffiguranti l'Ente, es. video di aule, sedi, corsi, ecc...

Gestione Eccezioni

Funzionalità per la gestione delle eccezioni sul calendario. Le eccezioni sono i giorni in cui l'Ente è chiuso. Oltre alle festività nazionali già precaricate, occorre inserire il Patrono della propria città ed eventuali giorni settimanali di chiusura. Se correttamente impostata questa funzionalità mostrerà in rosso i giorni festivi o di chiusura sui calendari corsi così da evitare errori di inserimento lezioni nei giorni festivi o di chiusura.

Gestione Invio Email e Opzioni

Funzionalità che permette di inviare email ai docenti e corsisti, visualizzare chi sono gli operatori principali di un corso e chi sono i corsisti partecipanti. Inoltre puoi pubblicare immagini, video o file (dispense, documenti, ecc), rendicontare il corso e registrare le assenze dei partecipanti.

Gestione Rendiconto Corso o Progetto

Funzionalità per la creazione del rendiconto dei costi e dei ricavi dell'Ente. Il sistema permette l'importazione nel rendiconto di tutti gli operatori del corso quali: Docenti - Tutor - Coordinatori - Direttori - Progettisti - Selezionatori - Tutor Fad - Tutor Stage - Tutor Organizzativi - Assistenti Pratici - Mentor - Personale Amministrativo - Esaminatori. Inoltre nel rendiconto sono integrate le seguenti funzionalità:

• importazione automatica e aggiornata del numero di ore svolte dai docenti e dai tutor nel calendario, così da calcolarne le ore in tempo reale e in maniera precisa e corretta
• importazione dalla sezione contabilità corsisti / Aziende, degli acconti versati ogni mese dai corsisti / Aziende così da monitorare in un'unica tabella costi e ricavi
• possibilità di caricare alle voci di spesa i documenti come copia bonifico/assegno/ copia f24/ lettera di incarico/quietanza/ecc..
• possibilità di creare un centro di spesa e/o conto economico personalizzato così da adeguare il rendiconto a eventuali conti economici Regionali relativamente ai corsi finanziati
• possibilità di rendicontare l'intero progetto contenente uno o più corsi

Registro Assenze

Funzionalità che permette di rendicontare le assenze dei corsisti rapidamente e con estrema semplicità. Una tabella mostra la percentuale di assenza totale o divisa per moduli così da determinare a colpo d’occhio chi avrà diritto all'attestato.

Gestione Taccuini e Scadenziario

Funzionalità per la gestione delle scadenze e ricorrenze. All'interno del taccuino vengono memorizzate anche i cambi docenze e le annotazioni relative a un corso.

Gestione dati Progetto

• Puoi archiviare i documenti relativi ai progetti come il bando, il progetto, contratti, convenzioni, fideiussioni, accordi sindacali, modulistica, contratti affitto sale, ecc...
• Puoi rendicontare il progetto per centri di costo e archiviare su ogni voce i documenti come bonifici, assegni, F24, ricevute pagamenti, spese postali, luce, riscaldamento, telefono, ecc...
• Puoi importare automaticamente nel rendiconto i corsi che fanno parte del progetto
• Attraverso i filtri puoi visualizzare in ogni momento i costi e i ricavi del progetto o di ogni singolo corso
• Puoi assegnare i diritti di gestione progetti a uno o più operatori
• Attraverso l'assegnazione dei diritti di accesso puoi condividere con i tutor - docenti - corsisti i documenti di loro interesse
• Puoi generare link pubblici per consentire ad utenti esterni il download dei documenti

Gestione Corsi

Funzionalità per la gestione delle anagrafiche corsi. Visualizzi e gestisci i corsi registrati in base al ruolo assegnato. Puoi inoltre gestire le scadenze legate ai corsi e le opzioni.

Gestione Corsisti

Funzionalità per la gestione delle anagrafiche corsisti dalla quale oltre a gestire i dati dei corsisti puoi effettuare diverse operazioni come inserire annotazioni o registrare scadenze relative a un corsista. Le scadenze saranno poi visualizzabili nel cruscotto così che avrai sempre in primo piano le attività in scadenza. La funzione di esportazione dei corsisti permette di esportare tutti i dati dei corsisti così da consentirti la gestione flessibile dei dati anche attraverso altri programmi come la stampa unione di Microsoft o di Open Office. Inoltre attraverso la funzione Opz puoi sapere in 2 click a quanti e quali corsi ha partecipato il corsista. I corsisti nell'ambito dei loro corsi potranno accedere al gestionale con le credenziali di accesso a loro dedicate e visualizzare le informazioni di loro pertinenza come i calendari aggiornati, le aule, i nomi docenti e tutor e le dispense pubblicate dai docenti.

Gestione Utenti Operatori

Funzionalità per l'amministrazione degli operatori che si autenticano nel gestionale. Puoi assegnare loro il ruolo opportuno, modificare i dati personali e eventualmente bloccarne l’accesso al gestionale nel caso lo riteniate opportuno. Puoi anche decidere di bloccare l’accesso a un utente da una certa data in poi, ad esempio per stagisti o collaboratori temporanei i quali una volta terminato il periodo non dovranno più avere accesso al gestionale.

Spazio Upload File

Spazio Upload File” consente all’Ente l’archiviazione web per la gestione ordinata di tutti i documenti, dispense, materiali, ecc.. relativi ad ogni corso di formazione. Spazio Upload File impedisce come avveniva in passato che l’organizzazione sia spezzata o divisa in compartimenti stagni e che le informazioni siano frammentate e disperse nei vari pc dell’Ente, con conseguente spreco di tempo, disorganizzazione ed errori. Non sarà più necessario fare copie o lavorare su pennette USB. Ogni operatore abilitato potrà facilmente accedere, in qualsiasi momento e da qualunque postazione, alla documentazione archiviata. Si stima che gran parte del tempo di un ente di formazione viene impiegato per rinvenire la documentazione archiviata nelle cartelle dei pc o peggio nei faldoni degli scaffali. Spesso non sappiamo su quale pc è archiviata una pratica, su quale cartella o sottocartella. Come abbiamo chiamato quel file? E’ stato archiviato nella cartella del progetto o in quella del corso? E’ in custodia da Mario o da Michela? Se la cartella è salvata nel nostro pc, come può il collega reperirla ogni volta che gli occorre? Dobbiamo creare una copia? Poi qual è la versione più aggiornata la mia o la sua? Su quanti pc è archiviata la stessa pratica e di quanti pezzi è composta? Inoltre se siamo fuori ufficio, come spesso capita, e abbiamo bisogno di accedere alle pratiche di un corso, come risolviamo? Trasportiamo le pratiche con una pennetta USB? Poi dobbiamo ricordarci di aggiornare i file originali! E se ci scordiamo di farlo? Queste e altre difficoltà legate allo storage e alla condivisione dei documenti possono essere superate attraverso l’utilizzo dell’archivio web Spazio Upload File.

Gestione Aziende

Funzionalità per la gestione delle anagrafiche Aziende clienti e fornitori dalla quale puoi gestire sia le Aziende dei corsisti sia le Aziende che delegano i docenti.

Gestione Sedi

Funzionalità per la gestione delle anagrafiche delle sedi dove si effettuano i corsi.

Gestione Aule Funzionalità per la gestione delle anagrafiche delle aule dove si effettuano i corsi.

Protocollo Digitale

Il Protocollo disponibile solo nella versione Professional permette di tracciare tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dell’Ente di formazione. E’ possibile allegare documenti scansionati e associare il protocollo ai corsi registrati, così da poter recuperare velocemente la corrispondenza legata a un corso. Gli utenti in base al proprio ruolo possono creare, modifica o annullare un protocollo. Il sistema di protezione integrato permette di salvaguardare i protocolli presenti nel database mettendoli al riparo da cancellazioni o incidenti. I collaboratori possono ricevere per opportuna conoscenza una notifica con l'allegato appena protocollato. I clienti possono ricevere la ricevuta di protocollo cartacea o via email.

Gestione Centri di Spesa

La gesione dei centri di spesa disponibile solo nella versione Professional fornisce la possibilità di creare un centro di spesa e/o conto economico personalizzato così da adeguare il rendiconto a eventuali conti economici Regionali relativamente ai corsi finanziati. Il centro di spesa unitamente alla funzionalità rendicontazione di un corso o di un progetto permette di rendicontare in maniera veloce e precisa i costi e i ricavi di un corso.

Autoregistrazione Corsisti

Conferimenti (Stampa Unione)

La funzione conferimenti permette di creare modelli di lettere di incarico per docenti, tutor, coordinatori, ecc... Attraverso questa funzionalità si riducono notevolmente i tempi di realizzazione dei contratti in quanto i modelli, una volta creati, possono essere riutilizzati per tutti i corsi.

Certificati (Stampa Unione)