Caratteristiche

Sintesi Funzionalità del Gestionale
Mappa Concettuale Jforma

Caratteristiche Generali

  • Web application. Non è necessaria l’installazione di software. Il gestionale è utilizzabile con qualsiasi dispositivo connesso ad internet mediante un browser
  • Accessi diversificati a seconda del ruolo assegnato dall’Amministratore all’utente (dipendente interno, dipendente esterno, tutor aziendale, corsista)
  • Backup automatici quotidiani del database e file
  • Videoguide per ogni funzionalità del gestionale
  • Possibilità di esportare i file archiviati tramite protocollo FTP.

Configurazione e Personalizzazioni

  • Set up colori per moduli e docenti
  • Si imposta l’obbligatorietà di alcuni campi
  • Si imposta la visualizzazione del calendario
  • Si imposta timeline calendario con orario inizio e orario fine
  • Impostazione iniziale del Protocollo
  • Impostazione form di Autoregistrazione Corsisti
  • Impostazione Ricevute di pagamento
  • Impostazione Url per verifica attestati tramite QR CODE
  • Impostazione limiti di accesso al gestionale per i dipendenti interni

Cruscotto

  • Scadenze
  • Taccuini
  • Corsi avviati
  • Corsi conclusi
  • Corsi programmati
  • Coincidenze (si segnalano eventuali sovrapposizioni di calendario per i corsisti)
  • Corsisti Autoregistrati
  • Aggiornamenti Jforma
  • Ultime variazioni di calendari
  • Spazio unload occupato
  • Ultimi accessi al sistema
  • Indicatori e statistiche
  • Grafici

Corsi

  • Possibilità di filtrare i corsi in base al settore, tipologia, tipo di finanziamento, progetto, periodo
  • Possibilità di inserire taccuini o scadenze
  • Notifiche email al superamento soglia di erogazione
  • Esportazione data base corsi in formato excel, PDF, CSV, XML
  • Invio mail a corsisti, aziende e docenti del corso
  • Spazio per caricamento file e immagini
  • Pubblicazione di video lezioni (Youtube e Vimeo)
  • Possibilità per gli allievi di accedere ai materiali del corso
  • Rendicontazione corso
  • Creazione di corsi replicabili
  • Gestione e monitoraggio presenze / assenze
  • Gestione moduli in Co-aula
  • Videoguide

Progetti

  • Gestione in base a ruolo
  • Impostazione caratteristiche progetto
  • Impostazione tempistiche e scadenzario
  • Spazio upload per caricamento documenti
  • Impostazione centri di spesa
  • Rendicontazione progetto
  • Notifiche email al superamento soglia di erogazione

Autoregistrazione Corsisti (pro)

  • Generazione di link per autoregistrazione ai corsi
  • Possibilità di impostare numero minimo e massimo di iscritti
  • Possibilità di impostare numero di iscritti in riserva
  • Notifiche al tutor, al coordinatore o ad altra mail ad ogni autoregistrato
  • Possibilità di impostare limiti di età minima e massima
  • Possibilità di impedire al corsista di effettuare registrazioni multiple nell’ambito dello stesso progetto
  • Possibilità di collocare in riserva gli iscritti eccedenti il numero massimo impostato
  • Possibilità di impostare data inizio e data fine
  • Possibilità per il corsista di allegare file (cv, documento identità ecc)
  • Possibilità per l’ente di allegare documenti (domanda di iscrizione / contratti / altro)
  • Possibilità di personalizzare i testi delle email di conferma registrazione
  • Possibilità di utilizzare la codifica ministeriale AGENAS nei corsi ECM

Calendari

  • Gestione calendari su più aule
  • Segnalazione di coincidenze e sovrapposizioni
  • Clonazione giornate di formazione
  • Possibilità di visualizzare le aule disponibili
  • Stampa calendari
  • Esportazione su Excel
  • Possibilità di calendarizzare attività diverse da corsi
  • Filtri esclusivi per:corso – docente – tutor -intervallo date -aula -modulo
  • Possibilità di migrare le sessioni da un’aula ad un’altra
  • Menù contestuale di sessione (tasto dx mouse):Cambio rapido docente – Cambio rapido tutor – Applicazione ritardo – Copia/Incolla
  • Possibilità di annotare cambio docente e variazione calendario
  • Alert per credito o debito orario
  • Monitoraggio continuo su assegnazione ore in eccesso o in difetto a docenti e tutor
  • Consultazione on line dei calendari per docenti e corsisti
  • Conteggio ore e percentuale di avanzamento di un corso a una determinata data

Aziende

  • Gestione Anagrafica Aziende
  • Elenco corsi effettuati dall’azienda
  • Elenco corsi effettuati all’azienda
  • Gestione preventivo e acconti ricevuti
  • Archivio file
  • Impostazione Settore Ateco
  • Impostazione Fabbisogno Formativo
  • Impostazione referenti (aziendali e commerciale)
  • Accesso Aziendale (Tutor Aziendale)

Corsisti

  • Caricamento tramite form
  • Importazione di file excel
  • Importazione tramite Autoregistrazione
  • Gestione credito ore
  • Serializzare i corsisti
  • Collocare in riserva i corsisti
  • Marcare il corsista come ritirato
  • Marcare il corsista come uditore
  • Cronologia dei cambi di stato
  • Calcolo automatico del codice fiscale
  • Clonare i corsisti
  • Stampa massiva attestati
  • Monitoraggio percentuale assenze
  • Possibilità per i corsisti di accedere tramite credenziali al calendario, aule, tutor, docenti, registro presenze e ai materiali didattici (video o dispense)
  • Spazio upload per caricamento documenti del corsista
  • Estrazione mail corsisti per invio mail
  • Gestione scadenze singolo corsista
  • Gestione acconti e preventivo singolo corsista
  • Esportazione dati in formato XLS, PDF, CSV, XML
  • Videoguide

Upload file

  • Archiviazione cloud di file sulle diverse sezioni del gestionale
  • Possibilità di assegnare diritti di visibilità dei file
  • Possibilità di rendere il file visibile a tutti
  • Generazione di link per l’accesso ai file senza autenticazione

Certificati/Attestati (pro)

  • Creazione di modelli replicabili
  • Creazione Attestati orizzontali o verticali
  • Gestione campi tramite stampa unione
  • Possibilità di stampare certificati di presenza
  • Scadenziario validità attestati
  • Possibilità di inserire CR Code a garanzia di validità
  • Possibilità di inserire immagini, loghi e firme
  • Stampa massiva degli attestati di un corso
  • Possibilità di scegliere tra 130 cornici diverse
  • Gestione intelligente dei suffissi e appellativi maschili e femminili

Protocollo (pro)

  • Possibilità di assegnare un numero progressivo che identifica i documenti in entrata e in uscita
  • Possibilità di allegare documenti scansionati
  • Possibilità di associare il protocollo ai corsi registrati
  • Possibilità di accedere ed effettuare modifiche in base al ruolo
  • Possibilità di inoltrare via email l’allegato protocollato a eventuali collaboratori per opportuna conoscenza.
  • Sistema di protezione da cancellazioni accidentali
  • Rilascio ricevuta di ricezione documento cartacea o via mail

Conferimenti/Lettere di incarico (pro)

  • Creazione di modelli replicabili
  • Gestione campi tramite stampa unione
  • Possibilità di inserire immagini, loghi e firme
  • Gestione intelligente dei suffissi e appellativi maschili e femminili

Ricevute web (pro)

  • Creazione di ricevute di pagamento numerate
  • Impostazione della numerazione iniziale
  • Impostazione del numero di giorni dopo i quali non possiamo più apportare modifiche
  • Possibilità di inserire firma scansionata
  • Emissione rapida a ricevimento acconti

Centri di spesa

  • Centro di spesa con voci predefinite
  • Possibilità di creare un centro di spesa con voci personalizzate (pro)
  • Inserimento automatico delle voci di spesa nel rendiconto

Scadenziario (pro)

  • Visualizzazione automatica di promemoria relativi ai corsi ed ai corsisti
  • Possibilità di gestire tutte le scadenze d’Ufficio
  • Possibilità di visualizzare tutte le scadenze in forma aggregata oppure filtrando in base alla tipologia
  • Possibilità di impostare la data della notifica
  • Visualizzazione notifiche sul cruscotto o via email

Rendiconto (pro)

  • Gestione integrata del rendiconto con i centri di spesa
  • Integrazione con la sezione contabilità corsisti/aziende che registra acconti e ricavi
  • Integrazione con il calendario per la verifica automatica del monte ore docenze, tutoraggio, ecc
  • Possibilità di effettuare rendiconti di corsi e rendiconti di progetti

Feedback (pro)

  • Creazione di questionari di gradimento personalizzati
  • Compilazione dei questionari online su pc o smartphone
  • Elaborazione automatizzata dei risultati
  • Generazione automatica di rating su docenti e sedi
  • Possibilità di personalizzare il testo dell’email per l’invio del questionario