CARATTERISTICHE

Sintesi Funzionalità del Gestionale
Aree di upload file

Caratteristiche Generali

  • Applicazione Web. No installazione di software
  • Utilizzabile con qualsiasi dispositivo connesso ad internet mediante un browser
  • Accessi diversificati a seconda del ruolo assegnato dall’Amministratore all’utente (coordinatore, docente, tutor, tutor aziendale, corsista)
  • Backup automatici quotidiani dei database e file
  • Videoguide per ogni funzionalità del gestionale
  • Possibilità di esportare i file archiviati tramite protocollo FTP

Cruscotto

  • Indicatori annuali
  • Taccuini e annotazioni
  • Corsi programmati / avviati / conclusi
  • Coincidenze e sovrapposizioni di calendario per corsisti e docenti
  • Numero corsisti autoregistrati
  • Scadenze
  • Spazio upload occupato
  • Ultimi accessi al sistema
  • FAQ
  • Aggiornamenti Jforma
  • Grafici

Progetti

  • Gestione in base a ruolo
  • Impostazione caratteristiche progetto
  • Impostazione tempistiche e scadenzario
  • Spazio upload per caricamento documenti
  • Impostazione centri di spesa
  • Rendicontazione progetto
  • Notifiche email al superamento soglia di erogazione
  • Possibilità di gestire con la funzionalità Exporter l’importazione dei dati nei progetti finanziati

Corsi

  • Generazione modelli di gestione corso: registri, incarichi e attestati
  • Monitoraggio presenze/assenze (in giorni/ore/minuti)
  • Possibilità di inserire taccuini e scadenze
  • Possibilità per gli allievi di accedere ai materiali del corso
  • Possibilità di ricevere notifiche email a raggiungimento di un determinato numero di ore svolte
  • Gestione moduli in Co-aula (utile quando due gruppi di corsisti condividono aula e docente)
  • Invio facilitato di mail a corsisti, aziende e docenti del corso
  • Spazio per caricamento file e immagini
  • Pubblicazione di video lezioni (Youtube e Vimeo)
  • Rendicontazione corso
  • Possibilità di clonazione corso
  • Possibilità di filtrare i corsi in base al settore, tipologia, tipo di finanziamento, progetto, periodo
  • Esportazione data base corsi in formato excel, PDF, CSV, XML
  • Videoguide

Calendari

  • Consultazione on line dei calendari per docenti e corsisti
  • Conteggio ore e percentuale di avanzamento di un corso a una determinata data
  • Notifiche promemoria delle lezioni ai docenti
  • Gestione calendari su più aule
  • Segnalazione di coincidenze e sovrapposizioni
  • Clonazione giornate di formazione
  • Disponibilità aule
  • Stampa calendari
  • Esportazione su Excel
  • Possibilità di calendarizzare attività diverse da corsi
  • Filtri esclusivi per: corso – docente – tutor -intervallo date -aula -modulo
  • Possibilità di migrare le sessioni da un’aula ad un’altra
  • Menù contestuale di sessione (tasto dx mouse): cambio rapido docente – cambio rapido tutor – applicazione ritardo – copia/incolla
  • Possibilità di annotare cambio docente e variazione calendario
  • Alert per credito o debito orario
  • Monitoraggio continuo su assegnazione ore in eccesso o in difetto a docenti e tutor

Videolezioni Jmeet

  • Sistema cloud, nessuna applicazione da scaricare
  • Sistema integrato con Jforma
  • Compatibilità con dispositivi mobile (tablet e smartphone, Android/IOS)
  • Accesso con APP Jmeet disponibile negli Store Android ed Apple
  • Sistema multilingue compreso Italiano
  • Videolezione totalmente crittografata
  • Audio e video in alta risoluzione
  • Fino a 50* partecipanti in contemporanea per ogni stanza
  • Link di accesso per ospiti esterni
  • Accesso diversificato in base al ruolo
  • Accesso alla stanza tramite token
  • Condivisione dello schermo, delle applicazioni e schede del browser
  • Registrazione audio e video
  • Chat interna, privata e di gruppo
  • Alzata di mano virtuale per chiedere la parola
  • Visualizzazione griglia o primo piano di chi sta parlando
  • Attivazione/disattivazione del proprio microfono e webcam
  • Possibilità del docente di disattivare microfono e webcam dei corsisti
  • Possibilità di condividere video YouTube in modalità nativa
  • Log di tracciamento della permanenza
  • Accesso per l’ispettore del soggetto finanziatore

Corsisti

  • Accesso con credenziali individuali e tracciamento
  • Importazione corsisti da excel **
  • Importazione tramite Autoregistrazione *
  • Calcolo automatico del codice fiscale
  • Serializzazione corsisti
  • Gestione credito ore
  • Gestione presenze e assenze
  • Gestione voti e valutazioni per materia
  • Collocazione dei corsisti in riserva
  • Possibilità di marcare il corsista come ritirato
  • Possibilità di marcare il corsista come uditore
  • Cronologia dei cambi di stato
  • Stampa massiva attestati
  • Stampa pagella voti
  • Monitoraggio percentuale assenze
  • Accesso alle aree dedicate tramite credenziali condivise
  • Archiviazione documenti
  • Estrazione massiva email corsisti
  • Gestione scadenze singolo corsista
  • Gestione pagamenti e preventivo singolo corsista
  • Esportazione dati in formato XLS, PDF, CSV, XML
  • Trasferimento dati su piattaforme di soggetti finanziatori (Regioni, Fondi Interprofessionali, ecc) tramite file CSV
  • Trasferimento contatti su Mailup / Sendinblue**
  • Gestione dei Prospect (potenziali clienti)

Autoregistrazione Corsisti *

  • Generazione di link per autoregistrazione ai corsi
  • Impostazione numero minimo e massimo di iscritti, numero iscritti in riserva, limiti di età, data inizio e data fine
  • Possibilità per l’ente di allegare file (moduli, contratto, privacy, altro)
  • Possibilità per il corsista di allegare file (cv, documento identità ecc)
  • Possibilità per il corsista di effettuare il pagamento del corso tramite Paypal o Carta di Credito
  • Notifiche via mail ad autoregistrazione avvenuta
  • Possibilità di impedire al corsista di effettuare registrazioni multiple per lo stesso progetto
  • Possibilità di personalizzare i testi delle email di conferma registrazione
  • Possibilità di utilizzare la codifica ministeriale AGENAS nei corsi ECM

Aziende

  • Gestione Anagrafica Aziende (fornitori/clienti)
  • Gestione dei Prospect (potenziali clienti)
  • Elenco corsi con docenza effettuata dall’azienda
  • Elenco corsi effettuati all’azienda
  • Gestione preventivo e acconti ricevuti
  • Possibilità di inserire taccuini e scadenze
  • Archivio file
  • Impostazione Settore Ateco
  • Impostazione Fabbisogno Formativo
  • Impostazione referenti (aziendali e commerciale)
  • Accesso Aziendale (Tutor Aziendale)
  • Esportazione contatti su Mailup / Sendinblue**

Registri *

  • Possibilità di creare registri presenza, registri consegna privacy e consegna materiale didattico, ecc.
  • Possibilità di creare modelli replicabili
  • Possibilità di inserire immagini, loghi e firme
  • Possibilità di personalizzare il registro
  • Disponibilità di alcuni  modelli esemplificativi

Certificati/Attestati *

  • Creazione di modelli replicabili
  • Creazione Attestati orizzontali o verticali
  • Gestione campi tramite stampa unione
  • Possibilità di stampare certificati di presenza
  • Scadenzario validità attestati
  • Possibilità di inserire CR Code a garanzia di validità – QR Code **
  • Possibilità di inserire immagini, loghi e firme
  • Stampa massiva degli attestati di un corso
  • Possibilità di scegliere tra 130 cornici diverse
  • Gestione intelligente dei suffissi e appellativi maschili e femminili
  • Inoltro rapido via email – Quick Send**
  • Possibilità di inserire il numero di protocollo – Protocollo Plus **

Conferimenti o Lettere di incarico *

  • Creazione di modelli replicabili
  • Gestione campi tramite stampa unione
  • Possibilità di inserire immagini, loghi e firme
  • Gestione intelligente dei suffissi e appellativi maschili e femminili
  • Inoltro rapido via email – Quick Send **
  • Possibilità di inserire il numero protocollo – Protocollo Plus **

Feedback **

  • Creazione di questionari di gradimento personalizzati
  • Compilazione dei questionari online su pc o smartphone
  • Elaborazione automatizzata dei risultati
  • Generazione automatica di rating su docenti e sedi
  • Possibilità di personalizzare il testo dell’email per l’invio del questionario

Scadenzario *

  • Visualizzazione automatica di promemoria relativi a corsi, corsisti, progetti e aziende
  • Possibilità di gestire tutte le scadenze d’Ufficio
  • Possibilità di visualizzare tutte le scadenze in forma aggregata oppure filtrando in base alla tipologia
  • Possibilità di impostare la data della notifica
  • Visualizzazione notifiche sul cruscotto o via email

Upload file **

  • Archiviazione cloud di file sulle diverse sezioni del gestionale
  • Possibilità di assegnare diritti di visibilità dei file
  • Possibilità di rendere i file visibili a tutti
  • Generazione di link per l’accesso ai file senza autenticazione

Ricevute web **

  • Creazione di ricevute di pagamento numerate
  • Impostazione della numerazione iniziale
  • Impostazione del numero di giorni dopo i quali non possiamo più apportare modifiche
  • Possibilità di inserire firma scansionata
  • Emissione rapida a ricevimento acconti

Rendiconto *

  • Gestione integrata del rendiconto con i centri di spesa
  • Integrazione con la sezione contabilità corsisti/aziende che registra acconti e ricavi
  • Integrazione con il calendario per la verifica automatica del monte ore docenze, tutoraggio, ecc
  • Possibilità di effettuare rendiconti di corsi e rendiconti di progetti

Centri di spesa

  • Centro di spesa con voci predefinite
  • Possibilità di creare un centro di spesa con voci personalizzate *
  • Inserimento automatico delle voci di spesa nel rendiconto

Protocollo * e Protocollo Plus **

La funzione Protocollo consente di:

  • assegnare un numero progressivo che identifica i documenti in entrata e in uscita
  • allegare documenti scansionati
  • associare il protocollo ai corsi registrati
  • accedere ed effettuare modifiche in base al ruolo
  • inoltrare via email l’allegato protocollato a eventuali collaboratori per opportuna conoscenza
  • avere un sistema di protezione da cancellazioni accidentali
  • rilasciare la ricevuta di ricezione documento cartacea o via mail

Il protocollo Plus estende le funzionalità del Protocollo, consentendo di generare e applicare automaticamente un numero progressivo di protocollo nella fase di invio di conferimenti/certificati tramite la funzionalità Quick Send.

Fatturazione **

  • Fatture Elettroniche B2B – B2C – PA
  • Recapito automatico del ciclo passivo
  • Riepilogo Fatture Scadute, in Scadenza e Pagamenti non Fatturati
  • Illimitati centri di ricavo con numerazioni indipendenti
  • Numerazione unica o divisa per fatture e note di credito
  • Reset della numerazione a fine anno oppure numerazione a seguire
  • Gestione Catalogo Prodotti
  • Gestione Sconto in Euro o in Percentuale
  • Aliquote Iva personalizzate
  • Termini di pagamento
  • Split Payment
  • Marca da bollo normale o virtuale
  • Emissione Fattura in PDF
  • Inoltro via email della Fattura | Proforma | Nota di Credito | Preventivo
  • Inoltro solleciti via email
  • Gestione dei pagamenti prodotti extra corso
  • Gestione delle Rate
  • Testi personalizzati per l’invio delle email
  • Grafico Performance dei Costi e Ricavi

Configurazione e Personalizzazioni

  • Set up colori per moduli e docenti
  • Possibilità di impostare l’obbligatorietà di alcuni campi
  • Possibilità di impostare la visualizzazione del calendario
  • Impostazione timeline calendario con orario inizio e orario fine
  • Impostazione iniziale del Protocollo
  • Impostazione form di Autoregistrazione Corsisti
  • Impostazione Ricevute di pagamento
  • Impostazione Url per verifica attestati tramite QR CODE
  • Impostazione limiti di accesso al gestionale per gli utenti

* Funzionalità presente nella versione Professional   ** Modulo aggiuntivo integrabile con la versione Professional