CARATTERISTICHE

Sintesi Funzionalità del Gestionale
mappa-jforma-2019

Caratteristiche Generali

  • Jforma è una Applicazione Web. Non è necessaria l’installazione di software
  • Il gestionale è utilizzabile con qualsiasi dispositivo connesso ad internet mediante un browser
  • Accessi diversificati a seconda del ruolo assegnato dall’Amministratore all’utente (coordinatore, docente, tutor, tutor aziendale, corsista)
  • Backup automatici quotidiani dei database e file
  • Videoguide per ogni funzionalità del gestionale
  • Possibilità di esportare i file archiviati tramite protocollo FTP

Configurazione e Personalizzazioni

  • Set up colori per moduli e docenti
  • Possibilità di impostare l’obbligatorietà di alcuni campi
  • Possibilità di impostare la visualizzazione del calendario
  • Impostazione timeline calendario con orario inizio e orario fine
  • Impostazione iniziale del Protocollo
  • Impostazione form di Autoregistrazione Corsisti
  • Impostazione Ricevute di pagamento
  • Impostazione Url per verifica attestati tramite QR CODE
  • Impostazione limiti di accesso al gestionale per gli utenti

Cruscotto

  • Indicatori annuali
  • Taccuini e annotazioni
  • Corsi programmati / avviati / conclusi
  • Coincidenze e sovrapposizioni di calendario per corsisti e docenti
  • Numero corsisti autoregistrati
  • Scadenze
  • Spazio upload occupato
  • Ultimi accessi al sistema
  • FAQ
  • Aggiornamenti Jforma
  • Grafici

Corsi

  • Generazione modelli di gestione corso: registri, incarichi e attestati
  • Monitoraggio presenze/assenze (in giorni/ore/minuti)
  • Possibilità di inserire taccuini e scadenze
  • Possibilità per gli allievi di accedere ai materiali del corso
  • Possibilità di ricevere notifiche email a raggiungimento di un determinato numero di ore svolte
  • Gestione moduli in Co-aula (utile quando due gruppi di corsisti condividono aula e docente)
  • Invio facilitato di mail a corsisti, aziende e docenti del corso
  • Spazio per caricamento file e immagini
  • Pubblicazione di video lezioni (Youtube e Vimeo)
  • Rendicontazione corso
  • Possibilità di clonazione corso
  • Possibilità di filtrare i corsi in base al settore, tipologia, tipo di finanziamento, progetto, periodo
  • Esportazione data base corsi in formato excel, PDF, CSV, XML
  • Videoguide

Progetti

  • Gestione in base a ruolo
  • Impostazione caratteristiche progetto
  • Impostazione tempistiche e scadenzario
  • Spazio upload per caricamento documenti
  • Impostazione centri di spesa
  • Rendicontazione progetto
  • Notifiche email al superamento soglia di erogazione
  • Possibilità di gestire con la funzionalità Exporter l’importazione dei dati nei progetti finanziati

Calendari

  • Consultazione on line dei calendari per docenti e corsisti
  • Conteggio ore e percentuale di avanzamento di un corso a una determinata data
  • Notifiche promemoria delle lezioni ai docenti
  • Gestione calendari su più aule
  • Segnalazione di coincidenze e sovrapposizioni
  • Clonazione giornate di formazione
  • Disponibilità aule
  • Stampa calendari
  • Esportazione su Excel
  • Possibilità di calendarizzare attività diverse da corsi
  • Filtri esclusivi per: corso – docente – tutor -intervallo date -aula -modulo
  • Possibilità di migrare le sessioni da un’aula ad un’altra
  • Menù contestuale di sessione (tasto dx mouse): cambio rapido docente – cambio rapido tutor – applicazione ritardo – copia/incolla
  • Possibilità di annotare cambio docente e variazione calendario
  • Alert per credito o debito orario
  • Monitoraggio continuo su assegnazione ore in eccesso o in difetto a docenti e tutor

Autoregistrazione Corsisti *

  • Generazione di link per autoregistrazione ai corsi
  • Possibilità di impostare numero minimo e massimo di iscritti
  • Possibilità di impostare numero di iscritti in riserva
  • Possibilità per il corsista di allegare file (cv, documento identità ecc)
  • Possibilità per l’ente di allegare documenti (domanda di iscrizione / contratti / altro)
  • Notifiche via mail ad autoregistrazione avvenuta
  • Possibilità di impostare limiti di età minima e massima
  • Possibilità di impedire al corsista di effettuare registrazioni multiple per lo stesso progetto
  • Possibilità di impostare data inizio e data fine
  • Possibilità di personalizzare i testi delle email di conferma registrazione
  • Possibilità di utilizzare la codifica ministeriale AGENAS nei corsi ECM

Aziende

  • Gestione Anagrafica Aziende (fornitori/clienti)
  • Gestione dei Prospect (potenziali clienti)
  • Elenco corsi con docenza effettuata dall’azienda
  • Elenco corsi effettuati all’azienda
  • Gestione preventivo e acconti ricevuti
  • Possibilità di inserire taccuini e scadenze
  • Archivio file
  • Impostazione Settore Ateco
  • Impostazione Fabbisogno Formativo
  • Impostazione referenti (aziendali e commerciale)
  • Accesso Aziendale (Tutor Aziendale)
  • Esportazione contatti su Mailup / Sendinblue**

Corsisti

  • Gestione dei Prospect (potenziali clienti)
  • Importazione corsisti da excel **
  • Importazione tramite Autoregistrazione *
  • Gestione credito ore
  • Serializzazione i corsisti
  • Collocazione dei corsisti in riserva
  • Possibilità di marcare il corsista come ritirato
  • Possibilità di marcare il corsista come uditore
  • Cronologia dei cambi di stato
  • Calcolo automatico del codice fiscale
  • Clonare i corsisti
  • Stampa massiva attestati
  • Monitoraggio percentuale assenze
  • Accesso alle aree dedicate tramite credenziali condivise
  • Archiviazione documenti
  • Estrazione mail corsisti per invio mail
  • Gestione scadenze singolo corsista
  • Gestione pagamenti e preventivo singolo corsista
  • Esportazione dati in formato XLS, PDF, CSV, XML
  • Trasferimento dati su piattaforme di Soggetti finanziatori (Regioni, Fondi Interprofessionali, ecc) tramite generazione file CSV
  • Esportazione contatti su Mailup / Sendinblue**
  • Videoguide

Registri *

  • Possibilità di creare registri presenza, registri consegna privacy e consegna materiale didattico, ecc.
  • Possibilità di creare modelli replicabili
  • Possibilità di inserire immagini, loghi e firme
  • Possibilità di personalizzare il registro
  • Disponibilità di alcuni  modelli esemplificativi

Certificati/Attestati *

  • Creazione di modelli replicabili
  • Creazione Attestati orizzontali o verticali
  • Gestione campi tramite stampa unione
  • Possibilità di stampare certificati di presenza
  • Scadenzario validità attestati
  • Possibilità di inserire CR Code a garanzia di validità – QR Code **
  • Possibilità di inserire immagini, loghi e firme
  • Stampa massiva degli attestati di un corso
  • Possibilità di scegliere tra 130 cornici diverse
  • Gestione intelligente dei suffissi e appellativi maschili e femminili
  • Inoltro rapido via email – Quick Send**
  • Possibilità di inserire il numero di protocollo – Protocollo Plus **

Conferimenti o Lettere di incarico *

  • Creazione di modelli replicabili
  • Gestione campi tramite stampa unione
  • Possibilità di inserire immagini, loghi e firme
  • Gestione intelligente dei suffissi e appellativi maschili e femminili
  • Inoltro rapido via email – Quick Send **
  • Possibilità di inserire il numero protocollo – Protocollo Plus **

Feedback **

  • Creazione di questionari di gradimento personalizzati
  • Compilazione dei questionari online su pc o smartphone
  • Elaborazione automatizzata dei risultati
  • Generazione automatica di rating su docenti e sedi
  • Possibilità di personalizzare il testo dell’email per l’invio del questionario

Scadenzario *

  • Visualizzazione automatica di promemoria relativi a corsi, corsisti, progetti e aziende
  • Possibilità di gestire tutte le scadenze d’Ufficio
  • Possibilità di visualizzare tutte le scadenze in forma aggregata oppure filtrando in base alla tipologia
  • Possibilità di impostare la data della notifica
  • Visualizzazione notifiche sul cruscotto o via email

Upload file **

  • Archiviazione cloud di file sulle diverse sezioni del gestionale
  • Possibilità di assegnare diritti di visibilità dei file
  • Possibilità di rendere i file visibili a tutti
  • Generazione di link per l’accesso ai file senza autenticazione

Fatturazione **

  • Fatture Elettroniche B2B – B2C – PA
  • Recapito automatico del ciclo passivo
  • Riepilogo Fatture Scadute, in Scadenza e Pagamenti non Fatturati
  • Illimitati centri di ricavo con numerazioni indipendenti
  • Numerazione unica o divisa per fatture e note di credito
  • Reset della numerazione a fine anno oppure numerazione a seguire
  • Gestione Catalogo Prodotti
  • Gestione Sconto in Euro o in Percentuale
  • Aliquote Iva personalizzate
  • Termini di pagamento
  • Split Payment
  • Marca da bollo normale o virtuale
  • Emissione Fattura in PDF
  • Inoltro via email della Fattura | Proforma | Nota di Credito | Preventivo
  • Inoltro solleciti via email
  • Gestione dei pagamenti prodotti extra corso
  • Gestione delle Rate
  • Testi personalizzati per l’invio delle email
  • Grafico Performance dei Costi e Ricavi

Rendiconto *

  • Gestione integrata del rendiconto con i centri di spesa
  • Integrazione con la sezione contabilità corsisti/aziende che registra acconti e ricavi
  • Integrazione con il calendario per la verifica automatica del monte ore docenze, tutoraggio, ecc
  • Possibilità di effettuare rendiconti di corsi e rendiconti di progetti

Centri di spesa

  • Centro di spesa con voci predefinite
  • Possibilità di creare un centro di spesa con voci personalizzate *
  • Inserimento automatico delle voci di spesa nel rendiconto

Protocollo * e Protocollo Plus **

La funzione Protocollo consente di:

  • assegnare un numero progressivo che identifica i documenti in entrata e in uscita
  • allegare documenti scansionati
  • associare il protocollo ai corsi registrati
  • accedere ed effettuare modifiche in base al ruolo
  • inoltrare via email l’allegato protocollato a eventuali collaboratori per opportuna conoscenza
  • avere un sistema di protezione da cancellazioni accidentali
  • rilasciare la ricevuta di ricezione documento cartacea o via mail

Il protocollo Plus estende le funzionalità del Protocollo, consentendo di generare e applicare automaticamente un numero progressivo di protocollo nella fase di invio di conferimenti/certificati tramite la funzionalità Quick Send.

Ricevute web **

  • Creazione di ricevute di pagamento numerate
  • Impostazione della numerazione iniziale
  • Impostazione del numero di giorni dopo i quali non possiamo più apportare modifiche
  • Possibilità di inserire firma scansionata
  • Emissione rapida a ricevimento acconti

* Funzionalità presente nella versione Professional

** Modulo aggiuntivo integrabile con la versione Professional

Semplicemente perfetto
“Inutile dilungarsi nel descrivere ed elencare tutto quanto JForma fa e quanto abbia migliorato la gestione ed il coordinamento delle attività formative, e noi di gestionali ne abbiamo testati diversi, in 18 anni di attività, credeteci … ma nulla era riuscito a rispondere in modo così completo alle nostre reali... Leggi Tutto
Finalmente il gestionale che cercavamo da tempo
“Sono circa 7 mesi che io e i miei colleghi usiamo JForma e devo dire che siamo tutti soddisfatti. Oltre ad un’interfaccia semplice e comprensibile da tutti la piattaforma viene costantemente aggiornata. Inoltre, aspetto fondamentale, le nostre richieste di integrazione vengono spesso prese in considerazione e le risposte ai nostri quesiti sono sempre... Leggi Tutto
Scelto dopo una software selection tra 8 applicativi
“Il prodotto, scelto dopo una software selection tra 8 applicativi gestionali analoghi, si è rivelato ben realizzato e consente di fare tutto ciò che serve. In particolare, attraverso le viste logiche, si possono realizzare automazioni ed integrazioni con software di terze parti in maniera efficace ed efficiente. Ciò che costituisce il vero valore... Leggi Tutto
Uno strumento completo
“Uno strumento completo che riesce a rispondere pienamente a tutte le esigenze di un ente di formazione. Da segnalare positivamente anche la disponibilità e la tempestività del sevizio di assistenza e degli sviluppatori.”
Un gestionale diverso dagli altri
“Come studio ci occupiamo di sicurezza sul lavoro, privacy, formazione aziendale (corsi, patentini attrezzature), valutazione dei rischi, percorsi di crescita personale. Gestire tutti questi aspetti, con partecipanti e aziende relative, stava diventando quasi impossibile. Finché non abbiamo incontrato Jforma. Un gestionale diverso dagli altri non solo per come è stato pensato e sviluppato,... Leggi Tutto
Programma ben strutturato
“Programma ben strutturato, permette di avere il controllo su tutti i corsi. Persone Fantastiche, molto disponibili! Consiglio Vivamente questo Gestionale”
La professionalità e la competenza che ti cambia la vita!
“JForma ha nettamente migliorato il nostro processo di erogazione della formazione. La nostra società gestisce numeri molto grandi di partecipanti ai corsi di formazione appartenenti ad aziende diverse. Con JForma riusciamo a rispondere alle richieste anche di un singolo partecipante, riusciamo a monitorare scadenze e alert come degli orologi svizzeri per ciascuna azienda. Inoltre... Leggi Tutto
Tutti i docenti ci ringraziano
“Aver implementato la funzione promemoria che con una e-mail ricorda un giorno prima, ai docenti dei corsi la loro lezione, è stata davvero un’ottima novità. Tutti i docenti ci ringraziano e abbiamo smesso di annullare lezioni per errori di calendario! #Jforma addicted!”
Un valido supporto nella gestione dell’erogazione dei corsi
“Un valido supporto nella gestione dell’erogazione dei corsi di formazione professionale. Abbiamo iniziato ad utilizzare la versione gratuita per valutare il servizio, e ci siamo poi resi conto che JForma ci dà la possibilità di snellire e velocizzare i processi di lavoro, ottimizzando tempi e risultati. Consente inoltre di monitorare e avere una visione globale... Leggi Tutto
La piattaforma che mancava
“Abbiamo finalmente trovato lo strumento ideale per gestire le molteplici attività di formazione del nostro team di professionisti e collaboratori, nelle molteplici forme previste nella nostra attività di brokeraggio assicurativo. In particolare abbiamo molto gradito la flessibilità del programma che ci permette ora di monitorare in tempo reale i vari ambiti formativi:... Leggi Tutto
Supporto decisivo
“Da quando abbiamo adottato jforma le nostre attività hanno avuto il supporto decisivo per godere di struttura e sistematicità. Inoltre, la competenza e la disponibilità del personale jforma addetto al contatto con i fruitori risulta un elemento chiave per il successo della piattaforma.”
Soddisfattissima del prodotto e dell’assistenza fornita
“Di recente abbiamo sostenuto la visita periodica di conferma dell’Accreditamento Regionale, il Valutatore è rimasto estremamente colpito dalla funzionalità del Gestionale, intuitivo e rapido nell’applicazione. L’implementazione del Gestionale ci ha permesso di poter gestire la verifica direttamente con l’utilizzo del videoproiettore per dimostrare come viene mantenuta la visione economica dei corsi e dell’intero progetto... Leggi Tutto
Estremamente user-friendly
“Sono molto soddisfatto del sistema JFORMA, lo trovo estremamente user-friendly. Grazie ad i video illustrativi ti permette, già da subito, di utilizzare al massimo. Vorrei sottolineare la grande disponibilità da parte dello staff JFORMA, perchè continuano sempre ad ascoltare l’ente di formazione ed a rilasciare versioni aggiornate del sistema con nuove funzionalità che soddisfano... Leggi Tutto
Ha migliorato notevolmente la vita del nostro ufficio H.R
“L’ implementazione di Jforma ha migliorato notevolmente la vita del nostro ufficio H.R. Con Jforma gestiamo comodamente l’ intero ciclo di vita dei nostri progetti di formazione, dalla loro ideazione fino alla loro conclusione. Gestisce la schedulazione, le presenze, l’ emissione degli attestati ed ogni altro aspetto legato alla gestione amministrativa. Nel complesso è... Leggi Tutto
Molto intuitivo e facile da usare
“Ottimo gestionale. Molto intuitivo e facile da usare. Migliora e agevola ampiamente il lavoro di gestione dei corsi. L’assistenza è ottima e puntuale. Molto importante l’implementazione di nuove attività e servizi che, quando richiesti, vengono presi in considerazione e realizzati in poco tempo.”
Dalla gestione artigianale con foglio elettronico al database relazionale!
“Dalla gestione artigianale con foglio elettronico al database relazionale! Avuto l’incarico di centralizzare la gestione dei Corsi, ho fatto una ricerca di mercato per trovare un gestionale performante, capace di tenere sotto controllo centinaia di Corsi, centinaia di Aziende e migliaia di Corsisti, inclusi Docenti, Sedi, Aule e Attestati. L’incontro con Jforma è... Leggi Tutto
Flessibilità e massima personalizzazione
“Ringrazio il team di lavoro di Jforma per l’eccellente lavoro svolto. Avevamo bisogno di un gestionale fortemente personalizzato per le nostre esigenze organizzative. Siamo un ente impegnato su diversi fronti lavorativi che vanno dai corsi finanziati fino alle lezioni singole personali. Grazie al gestionale jforma e  alla sua flessibilità è... Leggi Tutto
Una manna per la gestione professionale
“Una manna per la gestione professionale delle nostre attività formative! Se solo riusciremo ad imparare ad utilizzare bene almeno 50% degli strumenti che il gestionale mette a disposizione avremo fatto un  grande passo in avanti. Notevole la disponibilità e la cortesia degli operatori che lavorano sul gestionale apportando quasi quotidiani aggiornamenti al... Leggi Tutto
Partner giusto, al giusto costo
“Ci occupiamo di salute e sicurezza del lavoro da più di 10 anni e fino ad oggi persone ne abbiamo formate tante. Noi ce l’abbiamo nel DNA di metterci al fianco dei nostri clienti e sentirci un po’ a casa quando li aiutiamo. Finalmente abbiamo trovato lo stesso approccio anche... Leggi Tutto
Sostegno sempre più concreto e funzionale
“È forse superfluo soffermarsi solo sull’aspetto tecnico di una piattaforma dinamica, semplice ed intuitiva, se a questo sai di potere affiancare un affiancamento nell’assistenza sempre puntuale e precisa, dai toni cortesi ed amichevoli a dimostrazione di una volontà comune a far diventare questo strumento un sostegno sempre più concreto e... Leggi Tutto
Professionalità, passione e competenza
“Dal 1998 la ns. azienda eroga i corsi previsti dalle leggi (es. sicurezza sul lavoro, igiene alimentare, privacy, ecc) o da normative volontarie (es. sistemi qualità, ambiente ..). Negli ultimi anni abbiamo riscontrato un crescente incremento del numero di eventi formativi organizzati, e pertanto di docenti, di discenti, di clienti... Leggi Tutto
Gestionale che semplifica la vita
“La scelta di JForma ha migliorato il nostro “modus operandi” semplificando le procedure amministrative e didattiche, ottimizzando tempi e costi. Il supporto tecnico è molto efficiente. Software gestionale straordinario!”
Davvero completa
“Jforma è una piattaforma davvero completa, sicura e conveniente. Con Jforma abbiamo risolto tutte le lacune della gestione dei nostri percorsi formativi a volte complessi, consente di fare quasi tutto, dalla registrazione al caricamento dati al rilascio degli attestati. Ci ha permesso di ottimizzare i tempi, avere tutto in ordine... Leggi Tutto
Ottimo lavoro
“La piattaforma funziona bene e risolve/velocizza moltissimo il lavoro di gestione dei corsi. Inoltre l’assistenza e la disponibilità del team di sviluppatori è encomiabile. Bravi!”
Ottima applicazione
“Ottima applicazione, ha semplificato tutte le procedure amministrative, inoltre in continua evoluzione. Lo consigliamo.”
Eccellenti funzionalità
“Jforma ha cambiato radicalmente la gestione e l’organizzazione del nostro ente, grazie alle sue eccellenti funzionalità. E’ l’ideale di software gestionale rispetto al panorama e alle altre offerte di mercato. E’ semplice, intuitivo, flessibile ma soprattutto on line. Grazie alla disponibilità del supporto Jforma è stato possibile implementare tantissime funzionalità... Leggi Tutto